そろそろ「任せる技術」を覚えよう。プロ秘書が教えるチーム術

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そろそろ「任せる技術」を覚えよう。プロ秘書が教えるチーム術

働くアラサー世代にとって、部下や後輩の育成も大事な仕事のひとつです。でも、突然予定外の質問が飛んできたり、仕事のチェックに時間がかかったり。

今までは自分の仕事を一生懸命やればよかったのに、気づけば後輩の世話に振り回されて、日々の仕事が消化不良になっているという女性も多いのではないでしょうか

そこで、フリーランスの秘書として活躍する、小林菜穂美さんに、仕事の効率を上げるためのチームのコントロール術を教えてもらいました。

チームで仕事をする時は、情報共有が要になる

「私も完璧主義者なところがあって、はじめは仕事を任せることに抵抗がありました」と小林さん。しっかり後輩を育成しつつ、自分の仕事のパフォーマンスを上げる。チームでの仕事術について、3つのポイントを紹介します。

(1)朝イチでTODOリストを共有する

とにかく、情報共有が一番大切です。誰が何をしているのか、しつこいくらいに確認する。ただし、つど確認するための時間を捻出するのはナンセンスです。効率よく行いましょう。

たとえば、朝一番に、その日やることをメールで送ってもらう。内容は箇条書きで構いません。それを見て、優先順位を決めてあげると、後輩も仕事がしやすくなります。

チームで進めているなら、全員で共有できているのが理想です。誰かが大変そうな時に、違う人に振ってみるなど、全体の進行管理にも役立ちます。

(2)指示を出すときは目的もセットで

仕事を託すときは、「何のためにこれをやるのか」という目的をセットにして渡してあげる。

「この資料は内々の会議で使うから、箇条書きでいいよ」とか、「お客さんに提出するものだから普段より丁寧にやってほしい」とか。これくらいわかってくれるだろうと期待して、想像と違うものが上がってくると、相手も自分も悪くないのにモヤモヤしてしまいますよね。

どんな仕事にも、意図があるのだとコツコツ伝え続ければ、そのうちに後輩も自分で「これは何のためにやるんだろう」と考えられるようになりますよ。

(3)自分がやるべき以外のことは手放す

「任せるより自分でやったほうが早い」と、仕事を抱えがちな人は多くいます。しかし、自分がやるべきことって、必然的に違うことのほうが優先順位は高くなるはず。

自分がやらなくていいことは、やらない方向に持って行くのが、会社にとっても有益です。どうしても任せられないなら、人に頼らずその仕事の効率改善をする方法もあります。でも、任せることで「信頼」も築かれていきます。頼るのも自分のためだと思って、どんどん仕事を手放していきましょう。

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