100%確実に「メールを読まれる女」になるには?「ギャップ」をさりげなく散りばめれば効果あり

SHARE Facebook Twitter はてなブックマーク lineで送る
100%確実に「メールを読まれる女」になるには?「ギャップ」をさりげなく散りばめれば効果あり

「読まれないメール」と「読まれるメール」はどこが違う? ビジネスでもプライベートでも欠かせないメールですが、返事をもらえない人とすぐに返事をもらえる人の「差」はいったいどこにあるのでしょう。『一瞬で心をつかむ文章術』(アスカビジネス)の著者である、放送作家の石田章洋(いしだ・あきひろ)さんに「メールを読まれる女」になるためのコツを聞きました。

4つのTipsで「柔らかさ」をにじみ出そう

2016-8-25-ishida

女性の場合、「仕事ができそう」と「親しみやすい」の2つを、文面でどう両立させるかが最大のポイント。働く女性に多いのが、文面があまりにカッチリしていて隙がなく、デキすぎるように見えてしまうこと。要するに「とっつきにくい感じ」が出てしまうんですね。

そこで覚えてほしいのが文面に「柔らかさ」を出すための次の4つのTips。

【1】件名を「Re:○○」のままにしない
「○○の件について」というメールの件名を「Re:○○の件について」のままにせずに、「ありがとうございます。○○についてお返事します」または「○○について、OKです!」と言い換えるひと手間を加えるだけで、柔らかさが出ます。

【2】「様」→「さま」に切り替える
これは私も実践しているテクニック。最初の頃は「○○様」と「様」を漢字にしてたのを、おたがいの人間性がわかってきたところから「○○さま」とひらがなにしてみる。それだけで距離が縮まったように感じます。さらに関係性が進めば本文中では「○○さん」にするのもありです。

【3】文末の自分の名前を「漢字」→「ひらがな」に切り替える
【2】と同じように、文末につける署名も最初は漢字で「石田」、やりとりを重ねたら「いしだ」とひらがなに変えていく。これも簡単に柔らかさを醸し出すテクニックです。

【4】さりげなく「思いやり」を散りばめる
要件だけ書いて「以上です」と締め括るのは、大人の女性としてあまりに愛想がないですね。本文の終わりに「暑い日が続きますが、お身体に気をつけてください」くらいの思いやりを添えたいもの。または、ちょっとした雑談を覚えていたら、「そういえば、お子さんの風邪はもうよくなりましたか?」なんて、思いやりを散りばめると高得点です。

女性が仕事でメールを書く時に、意識したいのは落差(ギャップ)です。普段いかにもできそうという感じのキリっとした人なら、メールではできるだけ優しい言葉、砕けた言葉を使う。普段から砕けた人なら、メールではデキる感じにする。そんなふうに落差を出すだけで、相手の中に「引っかかり」が生まれて印象に残る人になるんです。実際、外資系の広報で働くバリキャリの女性から届いたメールが、意外にもかわいらしい文面だった時には、ギャップを感じて心に残りましたね。

相手の心の動きを読める人はメール上手

ここから先は男女関係なく使える、確実に「読まれるメール」を書くためのコツをまとめておきましょう。まず覚えてほしいのが、「PREP」というお作法。メールに限らず、私も文章を書く時はいつもこの「PREP」を心がけています。

「PREP」とは、

[P] POINT= 要点
[R] REASON=理由
[E] EXAMPLE OR EVIDENCE=具体例もしくは根拠
[P] POINT=もう一度繰り返し、念を押す

では、具体的な文面で見てみましょう。

[P] ○○の締切について早めにお返事をいただくことはできますでしょうか。
[R]なぜなら発表のタイミングが△△だからです
[E]たとえば×日の昼までにいただけると光栄です。
[P]スケジュールが押しておりますので、取り急ぎご検討いただけますか?

最初に「要点」、次にその要点が大事な「理由」、具体的な「指示」、最後に急いでいる旨を「確認」という手順できちんと「PREP」を盛り込んでいきます。これは社会人なら誰でも身につけておきたいメールの基本の「き」ですね。「あ、できてないかも……」と思ったら、今からでも遅くありません。今日からやってみてください。

メールは「自分が伝えるもの」ではない

最後に覚えておいていいただきたいのは、メールは、「自分が伝えるため」ではなく「相手に知ってもらうため」に送るものだということ。「読まれる人」はそのことをちゃんと理解していて、相手の心の動きに合わせて、文章を書くことができます。

メールを開いた時は「何についてだろう?」、要点を理解したら次は「どうしてだろう?」、そして次は「自分は何をすればいいんだろう?」。そうした心の動きに応じて、適切な答えを見せてあげる。すると、相手はイライラを感じることなく、読んだらすぐに返事をしようと思えるんです。私がこれまで出会った本当に「デキる女性」は共通して、今日ご紹介したコツを身につけていますね。彼女たちのメールは読むと、自然に「返事しなきゃ」って思えるんです。

この記事を読んだ人におすすめ

この記事を気に入ったらいいね!しよう

100%確実に「メールを読まれる女」になるには?「ギャップ」をさりげなく散りばめれば効果あり

関連する記事

編集部オススメ

仕事と恋愛、キャリアとプライベート、有能さと可愛げ……女性が日々求められる、あるいは自分に求めてしまうさまざまな両立。その両立って本当に必要?改めて問い直すキャンペーンが始まります。

後悔のない30代を過ごしたい。ありとあらゆる分野のプロフェッショナルに、40歳から自分史上最高の10年を送るために「30代でやっておくべきこと」を聞いていきます。

記事ランキング
人が回答しています