定型文はもう卒業! 秘書に聞くプロのメール術

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定型文はもう卒業! 秘書に聞くプロのメール術

連絡手段のメインツールとなっているメールやチャット。「文章を考えるのが苦手」、「余計なことを入れるとなれなれしく思われそう」と、ネットで検索した例文のコピペばかりになっていませんか。せめて気の利いた一言を入れられたらいいのに……というのは働く女性の切実な悩みですよね。

そこで、フリーランスの秘書として活躍する、小林菜穂美さんに、いますぐ使えるメール術を教えていただきました。

さりげない一言で、印象が変わる

「メールも大事なコミュニケーションツールのひとつです。効率を重視すると、淡白になりがちですが、ほんの一言付け加えるだけで、相手の反応が変わります」と小林さん。

親近感があるけど、フランクすぎない「いい距離感」を保つために心がけたい、3つのポイントがあると言います。

(1)ありがとうのサンドイッチで気持ちを伝える

いつも「かしこまりました」の一言だけだと、表情が見えない分、壁を感じる人もいます。了承したことを伝えるのは、相手が何かしらの指示や答えをくれたとき。

まずメールの頭に、「ありがとうございます」と入れましょう。その後に「○○について、かしこまりました」と、返す。感謝の気持ちを示すことで、印象がグッと柔らかくなります。

特に関係が浅いうちは、ありがとうで始まり、ありがとうで締める「ありがとうのサンドイッチ」メールを送ると、相手の記憶に残りやすくなります。

(2)ワンクッションメールで信頼感が増す

すぐに返信を返さないと、タスクが溜まっているようでストレスを感じる。けれど、焦って返事をしてミスがあると、2度手間になる。そんな時は、「ワンクッションメール」を送りましょう。

「ご連絡ありがとうございます。ご質問の件について改めて、2日以内にお返事します」と伝えれば、お互いストレスになりません。

ポイントは、期限を曖昧にしないこと。「後日」では、人によって時間の受け取り方が違うので、行き違いを起こしやすくなります。期限を明示して、誰が見ても間違えないようにする配慮しましょう。

メールの送信者が一番気にするのは「ちゃんと届いたか」。急ぎの用件なら電話がかかってくるはず。自分が返信できるタイミングで構わないので、焦らずに、ワンクッション入れておくとお互い安心です。

(3)次のアクションを共有する

オフィスメールは、基本的に何か目的があってのこと。たとえば、日程調整や振込の連絡。相手の行動をうながすのがねらいです。そのメールを送った後に、どのようなことが起こるのか、行動を共有すると相手も仕事を進めやすくなります。

日程調整を例にあげると、「○月○日でお願いします」というメールに「到着されましたら、こちらまでお電話ください」と書いておく。進行中の案件を確認してもらうなら、「お返事をいただいた後、1週間以内に最終的な報告書を提出します」とか。

具体的な数字や期日を伝えると、将来的な予定を共有できます。特に複数人で動いている時は、誰がいつまでに何をするのかがわかるので、チーム力に直結します。小さなことですが、これらを行うだけで、仕事は格段にスムーズになります。

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